Der Kram dazwischen
Montagmorgen stimmtder Datenstand.
Aus dem Postfach in die Tabelle, aus der Tabelle ins CRM, aus dem CRM in die Rechnung. Diese Handgriffe kosten jeden Tag Stunden und bringen niemandem etwas. Wir bauen sie weg.
- Läuft auf deinem eigenen Server, wenn du willst
- Jeder Ablauf dokumentiert übergeben
- Fehler melden sich, statt still zu scheitern
Der Unterschied
Warum die meisten Automatisierungen nach vier Monaten stillstehen
Nicht weil die Technik versagt. Sondern weil niemand weiß, wie sie funktioniert, wenn der Erbauer weg ist.
Gebaut und verlassen
- Die Automatisierung läuft im Konto des Dienstleisters
- Keine Dokumentation, nur ein Screenshot im Chat
- Fällt etwas aus, merkt es niemand bis zur Beschwerde
- Änderungen nur über den ursprünglichen Erbauer
- Zugangsdaten stecken irgendwo im Ablauf
- Bei Kündigung stehen die Abläufe still
Gebaut und übergeben
- Läuft in deinem Konto, auf Wunsch auf deinem eigenen Server
- Jeder Ablauf mit Zweck, Auslöser und Fehlerfall dokumentiert
- Fehler melden sich aktiv, mit Hinweis worauf zu schauen ist
- Dein Team bekommt eine Einweisung, wenn es sie will
- Zugangsdaten liegen in der Ablage der Engine, nicht im Ablauf
- Nach der Übergabe läuft alles weiter, auch ohne uns
Im Alltag
Was in der ersten Woche danach anders ist
Sechs Dinge, die du sofort merkst.
Der Datenstand stimmt
Am Montagmorgen ist das CRM auf demselben Stand wie am Freitagabend. Ohne dass jemand nacharbeitet.
Niemand tippt zweimal
Was einmal erfasst ist, wandert weiter. Kein Abtippen zwischen Postfach, Tabelle und System.
Dubletten verschwinden
Doppelte Datensätze werden erkannt und zusammengeführt, statt sich jedes Quartal zu verdoppeln.
Berichte, denen du glaubst
Wenn die Grunddaten stimmen, stimmt auch die Auswertung. Vorher ist jeder Bericht eine Schätzung.
Fehler bleiben nicht unentdeckt
Hängt ein Ablauf, kommt eine Meldung. Statt dass drei Wochen später ein Kunde anruft.
Urlaub ist wieder Urlaub
Die Übergaben laufen weiter, auch wenn die Person, die sie sonst macht, nicht am Rechner sitzt.
Zahlen zu Prozess-Automatisierung
- 4eigene Abläufe im Dauerbetrieb
- 850Firmen im eigenen CRM, gepflegt und angereichert
- eigener ServerWorkflow-Engine läuft bei uns selbst gehostet
Lieferumfang
Was wir konkret tun
Fünf Schritte, in dieser Reihenfolge. Automatisieren ohne Aufräumen erzeugt nur schnelleres Chaos.
Bestandsaufnahme
Welche Systeme gibt es, wer arbeitet womit, wo wird abgetippt. Am Ende steht eine Liste, sortiert nach Zeitgewinn.
CRM aufbauen oder aufräumen
Felder, die gebraucht werden. Dubletten zusammenführen. Datensätze ohne Ansprechpartner anreichern. Das ist die Grundlage für alles Weitere.
Abläufe bauen
Die Übergaben zwischen deinen Systemen — mit Fehlerbehandlung, nicht nur für den Idealfall.
Daten anreichern
Aus Firmenname wird Ansprechpartner, Rolle und Kontaktweg. Automatisch nachgezogen, wenn etwas fehlt.
Dokumentation und Übergabe
Jeder Ablauf mit Zweck, Auslöser, Fehlerfall und Zuständigkeit. Plus Einweisung für die, die später etwas ändern wollen.
Zum Anschauen
Ein Arbeitstag, vorher und nachher
Beispielhafter Tagesablauf in einem Betrieb mit viel Telefon und Papier. Die Zeiten sind ein Muster, keine Messung — was bei dir zusammenkommt, zeigt die Bestandsaufnahme.
Sieben Unterbrechungen, keine davon verrechenbar
- 07:40Anrufe von gestern Abend abhören, Rückrufliste schreiben
- 09:15Anfragen aus dem Postfach in die Tabelle übertragen
- 11:00Angebot rausgeschickt — Notiz dazu vergessen
- 13:30Rückruf, weil niemand weiß, was besprochen war
- 15:00Bewerberdaten aus drei Portalen zusammensuchen
- 17:20Tabelle mit dem CRM abgleichen, zwei Dubletten gefunden
- 19:45Der Rest liegen geblieben
Fünf Punkte, drei davon laufen ohne Zutun
- 07:40Anrufe wurden angenommen, Termine stehen im Kalender
- 09:15Anfragen sind erfasst, qualifiziert und zugeordnet
- 11:00Angebot rausgeschickt — Notiz hängt automatisch am Kontakt
- 15:00Bewerberdaten liegen vollständig an einer Stelle
- 17:00Feierabend. Der Abgleich läuft nachts von allein.
Von der Anfrage bis zur laufenden Schicht
Sechs Schritte, und du weißt bei jedem, woran du bist
- Schritt 1
Erstgespräch
30 Minuten. Du erzählst, wo die Zeit hingeht. Wir sagen, ob wir helfen können — auch wenn die Antwort nein ist.
- Schritt 2
Bestandsaufnahme
Ein halber Tag in deinen Abläufen: Wer macht was, womit, wie oft. Danach wissen wir, was am meisten bringt.
- Schritt 3
Bauplan und Festpreis
Schriftlich: was gebaut wird, in welcher Reihenfolge, was es kostet. Diese Zahl ändert sich danach nicht mehr.
- Schritt 4
Umsetzung
Wir bauen in Ausbaustufen. Nach jeder siehst du etwas, das funktioniert — nicht erst am Ende.
- Schritt 5
Test im echten Betrieb
Erst parallel zum bestehenden Ablauf, dann scharf. Wir schalten erst um, wenn es sauber läuft.
- Schritt 6
Übergabe
Zugänge, Dokumentation, Einweisung. Ab hier gehört es dir. Betreuung kannst du buchen, musst du aber nicht.
Passt dazu
Was oft zusammen gebaut wird
Häufige Fragen
Was zu Prozess-Automatisierung gefragt wird
Nein. Wir arbeiten mit dem, was du hast. Nur wenn ein System keine Schnittstelle bietet, sagen wir das offen und zeigen, was ein Wechsel kostet und bringt.
Wenn du willst, komplett bei dir — die Workflow-Engine lässt sich auf eigener Infrastruktur betreiben. Wir machen das für uns selbst genauso.
Ja. Die Engine ist bedienbar, ohne zu programmieren, und die Dokumentation erklärt jeden Ablauf. Wer will, bekommt eine Einweisung.
Oft mehr als bei achtzig, weil kleine Teams keine Puffer haben. Fällt einer aus, fällt die Aufgabe aus. Der Rechner auf der Startseite gibt dir eine Größenordnung.
Dann bauen wir eins auf. Meist ist das der größte einzelne Hebel, weil vorher jede Information in einem anderen Kopf oder Postfach liegt.
Er meldet sich. Jeder Ablauf hat eine Fehlerbehandlung, die sagt, was schiefging und worauf zu schauen ist. Stilles Scheitern ist der eigentliche Schaden, nicht der Ausfall.
Zugangsdaten liegen ausschließlich in der Ablage der Workflow-Engine, nicht in Skripten oder Dateien. Wir arbeiten mit den Daten, die für den Ablauf nötig sind — nicht mit mehr.
Dann werden die Workflows angepasst. Weil sie dokumentiert sind und dir gehören, kann das dein Team machen oder wir. Das ist keine Abhängigkeit.
Nächster Schritt
Zeig uns, wo abgetippt wird
30 Minuten: Welche Handgriffe fallen jeden Tag an, und welche macht jemand von Hand. Danach hast du eine Liste, sortiert nach Zeitgewinn.
Kostenloses ErstgesprächDie Liste bekommst du auch, wenn wir am Ende nicht zusammenarbeiten.