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BrainRobo

KI-Agentur für KMU · DACH

Wir bauen KI-Agenten,die deine Arbeit übernehmen.

Wir schauen uns deine Abläufe an und zeigen dir, welche Automationen und KI-Agenten bei dir am meisten bringen. Danach setzen wir sie für dich um.

Erst schauen, dann rechnen · Festpreis nach der Bestandsaufnahme · kein Abo als Bedingung

  • 21:40 · Anruf angenommen
  • 21:43 · Termin eingetragen
  • 23:10 · Angebot rausgeschickt
  • 01:30 · Rechnung abgelegt
  • 02:15 · Bewerber vorqualifiziert
  • 05:50 · Daten abgeglichen
  • DSGVO-konform gebaut
  • AI-Act-ready
  • Übergabe inklusive
  • Festpreis, vorher genannt

Womit wir bauen

Keine Blackbox. Diese Werkzeuge kannst du nach der Übergabe selbst bedienen.

  • n8nWorkflow-Engine, selbst gehostet
  • HubSpotCRM als System of Record
  • ElevenLabsStimme der Telefonagenten
  • TwilioTelefonie-Anbindung
  • InstantlyZustellung und Sequenzen
  • ApifyDatenanreicherung

KI kann heute Anrufe annehmen, Angebote schreiben und Rechnungen ablegen. In den meisten Betrieben macht das immer noch jemand von Hand. Es fehlt selten die Technik. Es fehlt jemand, der sie in echte Abläufe einbaut. Genau das ist unsere Arbeit. Wir schauen uns an, wo bei dir die Zeit hingeht, und bauen dort an.

Ein Donnerstagabend

Was deine KI macht, während bei euch niemand mehr da ist

So läuft eine Kette bei einem Telefonagenten tatsächlich ab. Am nächsten Morgen liest du sie nach.

  1. 21:40

    Es klingelt. Es wird abgenommen.

    Der Agent sagt im ersten Satz, dass er eine KI ist. Dann klärt er das Anliegen: neues Objekt, Reklamation oder Bewerbung.

  2. 21:43

    Der Termin steht im Kalender.

    Zwei Vorschläge, einer wird bestätigt, die Einladung geht raus. Kein Rückruf am nächsten Tag.

  3. 07:00

    Du liest nach, was besprochen wurde.

    Zusammenfassung und Protokoll hängen am Kontakt im CRM. Mit Uhrzeit, Anliegen und Ergebnis.

Kommt dir das bekannt vor?

Wie viele Aufträge sind diese Woche am Freizeichen gestorben?

Du erfährst es nie. Genau das macht es teuer: Verpasste Anrufe stehen in keiner Rechnung. Sechs Situationen, die wir in fast jedem Erstgespräch hören:

  • Freitag, 18:40. Es klingelt.

    Keiner mehr im Büro. Der Anrufer wählt die nächste Nummer aus der Liste. Du erfährst nie, dass es ihn gab.

  • Alles landet bei dir

    Jedes Angebot, jede Rückfrage, jede Terminverschiebung. Zwei Tage Urlaub, und der Stapel ist doppelt so hoch.

  • Der Bewerber meldet sich nicht mehr

    Drei Tage keine Antwort, weil niemand Zeit hatte. In der vierten hat er woanders unterschrieben.

  • Was besprochen war, weiß nur einer

    Und der hat heute frei. Die Absprache steht nirgends. Also wird sie neu getroffen, anders als beim letzten Mal.

  • Dieselbe Eingabe, dreimal

    Aus dem Postfach in die Tabelle. Aus der Tabelle ins CRM. Aus dem CRM in die Rechnung. Jeden Tag, von Hand.

  • „Darf ich das überhaupt?“

    DSGVO, AI Act, Hinweispflicht am Telefon. Die Unsicherheit stoppt Projekte, bevor sie anfangen.

Was wir bauen

Fünf Dinge, die eine KI in deinem Betrieb übernehmen kann

Mal ist es ein Telefonagent, mal eine Verbindung zwischen zwei Programmen. Was zum Einsatz kommt, entscheidet dein Ablauf.

Telefon-Agent

Es klingelt. Es wird abgenommen.

Auch um 21 Uhr. Auch wenn alle im Einsatz sind.

Der Agent nimmt ab, klärt das Anliegen und bucht den Termin. Er spricht deinen Gesprächsleitfaden, nicht einen Standardtext. Was besprochen wurde, hängt danach als Notiz am Kontakt im CRM.

  • Nimmt nachts, am Wochenende und im Feiertagsdienst ab
  • Termin vorgeschlagen, bestätigt, eingetragen
  • KI-Offenlegung im ersten Satz, nicht abschaltbar
  • Protokoll landet automatisch beim Kontakt
  • Vor jedem Anruf Prüfung auf Widerspruch
  • Bei komplexen Fällen Übergabe an einen Menschen
Details zu Telefon-Agent
Anfragen-Agent

Nichts bleibt über Nacht liegen.

Antwort in unter einer Minute, auch um drei Uhr früh.

E-Mail, Formular und WhatsApp laufen an einer Stelle zusammen. Die KI sortiert nach deinen Kriterien und beantwortet, was sie kann. Dein Team sieht am Morgen nur noch das, wofür es einen Menschen braucht.

  • E-Mail, Web-Formular und WhatsApp an einer Stelle
  • Vorqualifiziert nach deinen Kriterien
  • Standardfragen sofort beantwortet
  • Eskalation an den Menschen, wenn es komplex wird
  • Jede Nachricht landet am selben Kontakt, in der Reihenfolge, in der sie kam
  • Keine Anfrage ohne Antwort, auch nachts nicht
Details zu Anfragen-Agent
Outbound-System

Aufträge, die nicht vom Zufall abhängen.

Genau das System, über das du von uns gehört hast.

Eigene Versanddomains, eine Zielliste mit echten Ansprechpartnern, eine Sequenz je Branche. Antworten werden im Viertelstundentakt einsortiert. Angerufen wird nur, wer vorher geschrieben hat.

  • Eigene Versanddomains: deine Firmenpost bleibt unberührt
  • Ansprechpartner statt Sammelpostfach: Impressum und Profile ausgewertet
  • Eigene Ansprache je Branche
  • Antworten alle 15 Minuten erkannt und einsortiert
  • Rückruf nur bei echtem Interesse, kein Cold Calling
  • Ein Widerspruch gilt sofort in allen Systemen
Details zu Outbound-System
Prozess-Automatisierung

Die Arbeit, für die niemand Zeit hat.

Und die trotzdem jeden Tag anfällt.

Wir verbinden deine Programme und räumen das CRM auf. Die Übergaben dazwischen laufen danach von allein. Am Montagmorgen ist der Datenstand derselbe wie am Freitagabend.

  • Workflows zwischen deinen bestehenden Systemen
  • CRM aufgebaut, bereinigt, Dubletten zusammengeführt
  • Firmendaten automatisch angereichert
  • Berichte aus dem CRM statt aus drei Tabellen mit drei Ständen
  • Fehler melden sich selbst, statt still zu scheitern
  • Jeder Ablauf dokumentiert übergeben
Details zu Prozess-Automatisierung
KI-Marketing

Anzeigen, die getestet werden statt geraten.

Fester Monatspreis. Kein Aufschlag auf dein Werbebudget.

Die meisten Anzeigen scheitern an zu wenigen Varianten. Erst ab einer gewissen Menge zeigt sich, welches Motiv zieht. Wir produzieren sie mit KI in Menge und werten je Zielgruppe aus.

  • Feste Zahl an Anzeigenlayouts pro Monat
  • Auswertung je Zielgruppe, laufend während der Laufzeit
  • Werbekonto und Zielgruppen bleiben bei dir
  • Anfragen landen direkt im CRM
  • Monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit
  • Preis unabhängig von deinem Werbebudget
Details zu KI-Marketing

Rechne es dir aus

Was kostet es, dass niemand rangeht?

Drei Zahlen, die du im Kopf hast. Der Rest ist Multiplikation. Keine Prognose, nur deine eigenen Zahlen.

220
9 Min
45 €

20 Std.

pro Monat realistisch automatisierbar

891 €

entspricht dieser Zeit in Kosten

Gerechnet mit 60 % automatisierbarem Anteil. Das ist eine vorsichtige Annahme, keine Zusage. Was bei dir wirklich geht, steht nach der Bestandsaufnahme fest und dann als Festpreis im Angebot.

Zahlen im Gespräch prüfen

So läuft es

Drei Schritte bis zum ersten laufenden Agenten.

Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Ablauf. Der Preis steht fest, bevor gebaut wird. Er ändert sich danach nicht.

  1. Wir schauen, wo die Zeit hingeht

    Ein Gespräch, dann ein halber Tag in deinen Abläufen. Danach wissen wir, welche drei Dinge am meisten bringen und was sie kosten. Diese Zahl gilt.

  2. Wir bauen an deinem echten Ablauf

    Kein Pilotprojekt neben der Realität. Mit deinen Daten, in deinen Programmen. Erst parallel, dann scharf. Ab vier Wochen läuft das erste System.

  3. Wir übergeben, du behältst

    Zugänge, Dokumentation, Einweisung deines Teams. Auf Wunsch läuft alles auf deinem eigenen Server. Betreuung kannst du buchen. Sie ist nie Bedingung.

Beweise

Wir bauen, was wir selbst benutzen

Vier Abläufe, die bei uns selbst im Dauerbetrieb laufen. Hier steht, was jeder davon tut. Das kannst du im Gespräch nachprüfen.

  • Unser eigenes Outbound-System

    Antwort rein. Fünfzehn Minuten später steht sie im CRM.

    Neun Postfächer auf drei getrennten Domains. So trifft ein Zustellproblem nie die Firmenpost. Antworten werden im Viertelstundentakt eingesammelt, eingestuft und als Kontakt mit Notiz abgelegt. Genau das System, über das du wahrscheinlich von uns gehört hast.

    • Instantly
    • n8n
    • HubSpot
    Passende Leistung ansehen
  • Voice-Follow-up

    Angerufen wird nur, wer vorher geschrieben hat.

    Jemand antwortet auf eine E-Mail und hat eine Nummer hinterlegt. Dann löst das System einen Anruf aus, nach Prüfung auf Widerspruch, nie davor. Zwei bis vier Minuten später hängt die Zusammenfassung am Kontakt.

    • ElevenLabs
    • Twilio
    • n8n
    Passende Leistung ansehen
  • Recruiting-Funnel

    Drei Stufen, neun Versuche, dann Schluss.

    Erstkontakt, Angebot und Nachverfolgung laufen als getrennte Stufen mit eigener Nachbereitung. Nach neun erfolglosen Versuchen steigt der Kontakt automatisch aus, mit dokumentiertem Grund. Kein endloses Nachfassen, keine verbrannte Liste.

    • Voice
    • n8n
    • HubSpot
    Passende Leistung ansehen
  • Datenanreicherung

    Aus einer Firmenliste wird eine Liste mit Menschen.

    Für jede Firma wird das Impressum ausgelesen. Daraus ermittelt das System den Ansprechpartner und ergänzt ihn über berufliche Profile. Auch der Fehlschlag wird vermerkt. 850 Firmen liegen bei uns so aufbereitet.

    • Apify
    • HubSpot
    Passende Leistung ansehen

Was Kunden sagen

  • ↓ 94 %
    Durch die Implementierung der KI-Prozesse mit Brain Robo konnten wir unsere Abläufe deutlich effizienter gestalten und eine durchgehende Erreichbarkeit sicherstellen. Das Ergebnis ist eine Kostenreduktion von rund 94 %, was klar zeigt, wie wirkungsvoll und wirtschaftlich die Lösung in der Praxis ist.
    David ReimerGeschäftsführer, Dienstleistungsunternehmen mit über 50 Mitarbeitern
  • × 2
    Wir starteten doppelt so schnell wie geplant. Das Team von Brain Robo war proaktiv, organisiert und verstand unsere Ziele wirklich.
    Laura SteinerVertrieb, DBD Digitale Bildung für Deutschland GmbH
  • 4,9
    Sie behandelten unser Projekt wie ihr eigenes Produkt. Klarer Prozess, großartige Ergebnisse und ein Team, das wirklich zuhört.
    Julia KochLeiterin Produkt

Ab dann

Was du nicht mehr machst

  • Mailbox abhörenDie Anrufe wurden angenommen.
  • Rückruflisten schreibenDie Termine stehen schon.
  • Nachfragen, was besprochen warEs steht am Kontakt.
  • Dich entschuldigen, dass keiner rangingEs ging jemand ran.

Besonders zu Hause bei

Betrieben, in denen in Schichten gedacht wird

Wir arbeiten auch für andere. Hier kennen wir die Abläufe aber gut genug, um im Erstgespräch mitzureden. Wenn dein Betrieb anders tickt, sagen wir dir ehrlich, wie viel Einarbeitung dazukommt.

  • Sicherheit, Facility, Reinigung

    Die Einsatzleitung ist unterwegs, das Büro unterbesetzt. Die Objektanfrage kommt abends. Genau die Stunden, in denen niemand rangeht, sind die teuersten.

    • Objektanfragen und Angebote
    • Disposition und Reklamationen
    • Bewerbergespräche
  • Bildungsträger und Akademien

    Viele Interessenten, lange Gutscheinverfahren, jede Stufe mit eigener Frist. Wer zu spät nachfasst, verliert den Teilnehmer an den nächsten Anbieter.

    • Interessenten qualifizieren
    • Gutscheinprozess begleiten
    • Nachfassen ohne Lücke
  • Pflege und soziale Dienste

    Jede Stunde am Telefon fehlt in der Betreuung. Bleibt eine Anfrage liegen, hat meistens jemand dringend Hilfe gesucht.

    • Anfragen von Angehörigen
    • Bewerber und Springer
    • Dokumentation ohne Nacharbeit

Ab dem ersten Anruf

Die Regeln stehen im Ablauf, nicht in einem Ordner

Was hier steht, sind Prüfungen im Ablauf. Ist eine davon nicht erfüllt, startet der Anruf gar nicht erst. Wegkonfigurieren lässt sich das nicht.

  • KI-Offenlegung im ersten Satz

    Der Agent gibt sich nie als Mensch aus. Auf Nachfrage bestätigt er es erneut. Alles andere wäre rechtlich heikel und geschäftlich dumm.

  • Kein Cold Calling

    Angerufen wird nur, wer vorher schriftlich Interesse gezeigt hat. Dazu Anrufzeiten, die im DACH-Raum üblich sind.

  • Ein Widerspruch gilt überall

    Per Antwort, per Klick oder im Gespräch. Der Kontakt landet in derselben Minute auf der Sperrliste und im CRM als gesperrt. In beiden Systemen, ohne Umweg.

  • Daten bleiben, wo sie hingehören

    CRM in der EU, Workflow-Engine auf eigenem Server. Zugangsdaten liegen in der Ablage der Engine, nicht in irgendeinem Skript.

Bevor du fragst

Was Betriebe wissen wollen, bevor sie zusagen

Die Fragen aus fast jedem Erstgespräch. Wenn deine nicht dabei ist, stell sie uns direkt. Dafür sind die 30 Minuten da.

Kostenloses Erstgespräch

Nächster Schritt

30 Minuten. Kein Pitch.

Du beschreibst, welche Anrufe und Anfragen am meisten Zeit fressen. Wir sagen dir, was davon eine KI übernehmen kann und was nicht. Ist nichts dabei, sagen wir das auch.

Kostenloses Erstgespräch

Antwort in der Regel am selben Werktag.