Telefon und Anfragen
Es klingelt um 21 Uhr.Jemand geht ran.
Der Agent meldet sich, sagt im ersten Satz, dass er eine KI ist, klärt das Anliegen und bucht den Termin. Am nächsten Morgen liest du nach, was besprochen wurde — im CRM, nicht auf einem Zettel im Auto.
- Rund um die Uhr erreichbar, auch am Wochenende
- Ab vier Wochen live
- Danach gehört das System dir
Der Unterschied
Die Alternative ist nicht eine andere Agentur
Sie ist: so weitermachen, jemanden einstellen oder ein Werkzeug mieten. Gegen diese drei musst du uns rechnen.
Werkzeug mieten
- Monatsgebühr pro Gesprächsminute — der Preis steigt mit dem Erfolg
- Standard-Bot, der deine Abläufe nicht kennt
- Gesprächsdaten liegen beim Anbieter
- Bei Kündigung ist alles weg, auch das Gelernte
- Offenlegung optional, weil sie „Abschlüsse kostet“
- Support über ein Ticket-System
System besitzen
- Festpreis für den Aufbau, danach nur Telefonie und Sprachmodell
- Leitfaden an deinen echten Abläufen entlang geschrieben
- Gesprächsdaten landen in deinem CRM
- Zugänge und Konfiguration gehören dir
- Offenlegung fest eingebaut, nicht abschaltbar
- Direkter Draht zu dem, der es gebaut hat
Im Alltag
Was sich am ersten Tag nach der Umschaltung ändert
Keine Zukunftsmusik. Das hier merkst du sofort.
Kein Anruf geht mehr verloren
Nicht um 20 Uhr, nicht während der Schichtübergabe, nicht wenn alle drei Leitungen belegt sind. Auch nicht am Samstag.
Termine stehen, bevor du davon weißt
Der Agent schlägt Zeiten vor, bestätigt laut und schickt die Einladung. Keine Rückruf-Schleife über zwei Tage.
Rückfragen sind vorgeklärt
Übernimmt ein Mensch, weiß er schon, worum es geht. Statt das Gespräch bei null zu beginnen.
Dein Büro wird unterbrochen, nicht zerrissen
Nur die Fälle, die wirklich jemanden brauchen, landen bei deinem Team. Der Rest ist erledigt.
Nichts geht mündlich verloren
Jedes Gespräch hinterlässt eine Notiz am Kontakt. Auch das, was nicht zum Termin geführt hat.
Ein Widerspruch wirkt sofort
Sagt jemand „nicht mehr anrufen“, ist der Kontakt in derselben Minute in allen Systemen gesperrt.
Zahlen zu KI-Agenten
- 1. Satzin dem die KI sich als KI zu erkennen gibt
- max. 9Kontaktversuche, dann steigt der Kontakt aus
- 2–4 MinZielrahmen für ein Terminierungsgespräch
Lieferumfang
Was wir konkret bauen
Fünf Teile. Zusammen ergeben sie einen Agenten, der im echten Betrieb besteht — und nicht nur in der Vorführung.
Gesprächsleitfaden
Persönlichkeit, Tonfall, Ziel, Einwandbehandlung und Abbruchregeln — an deiner Zielgruppe entlang geschrieben. Ein Objektleiter im Feierabend redet anders als ein Angehöriger, der einen Pflegeplatz sucht.
Telefonie- und Kanalanbindung
Rufnummer, Weiterleitung, Mailbox-Erkennung. Auf Wunsch dazu Chat auf der Website, E-Mail und WhatsApp am selben Leitfaden.
Anbindung an dein CRM
Der Agent liest, wer anruft, und schreibt zurück, was besprochen wurde. Keine Insel, die nach drei Monaten niemand mehr pflegt.
Prüfungen vor jedem Anruf
Widerspruch gesetzt? Nummer gültig? Uhrzeit zulässig? Schlägt eine Prüfung fehl, findet der Anruf nicht statt.
Nachbereitung
Transkript, Zusammenfassung und Ergebnis landen als Notiz am Kontakt. Ein Kontaktverbot aus dem Gespräch wird sofort umgesetzt.
Zum Anschauen
So klingt der erste Redebeitrag
Gekürzter Ablauf eines Follow-up-Anrufs. Die Offenlegung steht immer im ersten Beitrag — das ist keine Einstellung, sondern Teil des Leitfadens.
- KI-Assistentin
Guten Tag, hier ist Lena von BrainRobo — ich bin eine KI-Assistentin. Sie hatten auf unsere E-Mail geantwortet. Haben Sie zwei Minuten?
- Anrufer
Ja, kurz. Ich bin gerade unterwegs.
- KI-Assistentin
Verstehe. Was ist bei Ihnen aktuell der größte Zeitfresser — Anfragen, Disposition oder die Neukundengewinnung?
- Anrufer
Ganz klar die Anfragen. Da hängt alles an mir.
- KI-Assistentin
Dann lohnt sich ein kurzes Gespräch mit einem Kollegen. Passt Ihnen eher Anfang oder Ende nächster Woche?
- Anrufer
Anfang. Dienstag nachmittags.
- KI-Assistentin
Dienstag, der Achte, um vierzehn Uhr — notiert. Die Einladung geht an Ihre hinterlegte Adresse. Danke für Ihre Zeit.
Ergebnis: Termin bestätigt, Notiz und Transkript am Kontakt, Einladung verschickt. Hätte der Anrufer „kein Interesse“ gesagt, wäre er in derselben Minute in Versand und CRM gesperrt.
Von der Anfrage bis zur laufenden Schicht
Sechs Schritte, und du weißt bei jedem, woran du bist
- Schritt 1
Erstgespräch
30 Minuten. Du erzählst, wo die Zeit hingeht. Wir sagen, ob wir helfen können — auch wenn die Antwort nein ist.
- Schritt 2
Bestandsaufnahme
Ein halber Tag in deinen Abläufen: Wer macht was, womit, wie oft. Danach wissen wir, was am meisten bringt.
- Schritt 3
Bauplan und Festpreis
Schriftlich: was gebaut wird, in welcher Reihenfolge, was es kostet. Diese Zahl ändert sich danach nicht mehr.
- Schritt 4
Umsetzung
Wir bauen in Ausbaustufen. Nach jeder siehst du etwas, das funktioniert — nicht erst am Ende.
- Schritt 5
Test im echten Betrieb
Erst parallel zum bestehenden Ablauf, dann scharf. Wir schalten erst um, wenn es sauber läuft.
- Schritt 6
Übergabe
Zugänge, Dokumentation, Einweisung. Ab hier gehört es dir. Betreuung kannst du buchen, musst du aber nicht.
Passt dazu
Was oft zusammen gebaut wird
Häufige Fragen
Was zu KI-Agenten gefragt wird
Ja, weil wir es ihnen im ersten Satz sagen. Fragt jemand nach, bestätigt der Agent es erneut. Eine KI, die sich als Mensch ausgibt, ist rechtlich riskant und schadet deinem Ruf mehr, als das Gespräch einbringt.
Der Agent deeskaliert einmal und beendet dann höflich. Das Gespräch ist protokolliert, du siehst es in der Nachbereitung.
Er fragt bis zu zweimal nach und bietet danach Rückruf oder E-Mail an. Kritische Angaben wie Termin und Adresse liest er zur Bestätigung vor, bevor er sie übernimmt.
Das entscheidest du. Wenn ja, gehört ein Hinweis zu Beginn dazu und die Aufbewahrungsdauer wird festgelegt. Ohne Aufzeichnung bleibt die schriftliche Zusammenfassung.
Nein. Angerufen wird nur, wer vorher schriftlich Interesse gezeigt hat. Kaltakquise per Telefon bauen wir nicht — weder für dich noch für uns.
Ja, und dort liegt meist der größere Hebel — die verpassten Anrufe sind das eigentliche Geld. Ausgehend bauen wir nur für warme Kontakte.
Deutsch ist der Standard, weitere Sprachen sind technisch möglich. Wir sagen dir vor dem Projekt, welche wir für deinen Fall verantworten können — statt eine Zahl in den Raum zu stellen.
Nach dem Aufbau nur Telefonie und Sprachmodell — direkt bei den Anbietern, ohne Aufschlag von uns. Die Größenordnung steht im Bauplan, bevor du zusagst.
Nächster Schritt
Lass uns dein Telefon anschauen
30 Minuten: Du beschreibst, welche Anrufe am meisten Zeit fressen und welche liegen bleiben. Wir sagen dir, welche davon ein Agent übernehmen kann — und welche nicht.
Kostenloses ErstgesprächKein Pitch. Passt es nicht, sagen wir das im Gespräch.